Suomalainen LVI-yritys hukkui sähköpostiin. Toimistopäällikkö käytti 3 tuntia joka aamu pelkkään viestien lukemiseen ja vastaamiseen. Tarjouspyyntöjä katosi, koska niihin ei ehditty vastata ajoissa. Rakensimme sähköpostiagentin, joka muutti kaiken.
Wicflow on suomalainen tekoälyautomaatioyritys joka rakentaa chatbotteja, sähköpostiagentteja ja puhe-tekoälyä pk-yrityksille. Tämä on yksi asiakastarinoistamme.
Mikä oli lähtötilanne ennen agenttia?
Yritys työllistää 15 henkeä ja tekee LVI-asennuksia uudisrakentamiseen ja saneerauksiin. Sähköposti on heidän pääviestintäkanavansa. Urakoitsijat, asiakkaat, tavarantoimittajat ja suunnittelijat lähettävät viestejä jatkuvasti.
Seurasimme viikon ajan sähköpostiliikennettä ennen kuin rakensimme mitään:
- 80-120 sähköpostia päivässä pääsähköpostiin
- 35 % oli tarjouspyyntöjä liitteineen (pohjapiirustuksia, valokuvia, teknisiä dokumentteja)
- 25 % oli aikataulumuutoksia tai -vahvistuksia
- 20 % oli rutiinikyselyjä, joihin vastaus oli aina sama
- 20 % vaati oikeasti ihmistä ajattelemaan ja päättämään
Eli 80 % sähköposteista oli ennustettavaa, toistuvaa työtä. Täydellinen kohde AI-agentille.
Mitä sähköpostiagentti tekee?
Sähköpostiagentti kytkeytyy yrityksen olemassa olevaan Outlook-järjestelmään. Ei migraatiota, ei uutta ohjelmistoa tiimille. Agentti toimii taustalla ja käsittelee jokaisen saapuvan viestin neljässä vaiheessa.
Vaihe 1: Luokittelu. Agentti lukee viestin ja päättelee tyypin: tarjouspyyntö, reklamaatio, aikataulu, lasku, yleinen kysymys tai tuntematon. Tämä tapahtuu alle 2 sekunnissa.
Vaihe 2: Liiteanalyysi. Kun joku lähettää pohjapiirustuksen PDF:nä tai valokuvan työmaalta, tekoäly avaa tiedoston ja poimii oleelliset tiedot. Neliömetrit pohjapiirustuksista. Laitemallit valokuvista. Tekniset tiedot dokumenteista.
Vaihe 3: Vastausluonnos. Luokittelun ja liitetietojen perusteella agentti kirjoittaa vastauksen yrityksen omalla tyylillä. Tarjouspyyntöihin se hakee hinnaston ja tekee alustavan arvion. Aikataulumuutoksiin se tarkistaa kalenterin. Rutiinikyselyihin se vastaa suoraan.
Vaihe 4: Ihmisen tarkistus. Kaikki, mistä agentti ei ole varma, siirtyy "Vastaa"-kansioon. Toimistopäällikkö näkee viestin, tiivistelmän ja luonnoksen. Hän muokkaa tarvittaessa ja lähettää.
Mitä tuloksia kolmessa viikossa syntyi?
Viikkokohtaisesti tämä tarkoittaa noin 22 tuntia säästettyä työaikaa. Toimistopäällikkö siirtyi sähköpostin lukijasta projektien koordinoijaksi.
Miksi menetetyt tarjouspyynnöt olivat suurin voitto?
Suurin voitto ei ollut ajansäästö. Se olivat tarjouspyynnöt, jotka aiemmin katosivat.
Ennen agenttia tarjouspyynnöt liitteineen saattoivat odottaa tunteja, koska toimistopäällikkö tarvitsi aikaa pohjapiirustusten läpikäyntiin. Kiireisinä viikkoina osa pyynnöistä jäi kokonaan vastaamatta.
Nyt jokainen tarjouspyyntö saa vastauksen minuuteissa. Yritys arvioi, että pelkkä nopeampi vastausaika toi 3-5 ylimääräistä projektia kuukaudessa. Kun kilpailija vastaa 8 tunnissa ja sinä 5 minuutissa, asiakas valitsee sinut.
Yrityksen keskimääräisellä projektihinnalla tämä tarkoittaa merkittävää liikevaihdon kasvua, joka syntyi ratkaisemalla postilaatikko-ongelman.
Miten agentti on teknisesti toteutettu?
Luokittelu perustuu kielimalliin, joka on opetettu yrityksen historiallisella sähköpostidatalla. Se erottaa tarjouspyynnön reklamaatiosta, vaikka asiakas ei käytä selkeitä avainsanoja.
Liiteanalyysi käyttää tekoälynäköä kuville ja dokumenttiparsintaa PDF:ille. Se lukee pohjapiirustuksen ja poimii huoneiden mitat, tunnistaa laitteiston valokuvista ja poimii rivitiedot teknisistä dokumenteista.
Vastausten kirjoittaminen käyttää erillistä kielimallia, joka on hienosäädetty yrityksen omaan tyyliin. Sillä on pääsy hinnastoon, kalenteriin ja yleisten vastausten tietopankkiin.
Koko järjestelmä kytkeytyy olemassa olevaan sähköpostiin standardiprotokollan kautta. Kukaan tiimissä ei joutunut muuttamaan työtapojaan.
Koska agentti käsittelee yrityksen ja sen asiakkaiden viestejä, data pidetään EU-alueella ja käsittely dokumentoidaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Vuodesta 2026 alkaen myös EU:n tekoälyasetus tuo lisävaatimuksia, jotka huomioimme jo rakennusvaiheessa.
Sopiiko sähköpostiagentti sinun yrityksellesi?
Jos tiimisi käyttää yli tunnin päivässä sähköpostiin ja suurin osa viesteistä on toistuvia, vastaus on todennäköisesti kyllä.
Käyttöönotto kestää noin kaksi viikkoa. Analysoimme sähköpostiliikenteen, rakennamme luokittelun, koulutamme vastausmallin yrityksen datalla ja testaamme perusteellisesti ennen tuotantoa.
Ei tarvita uutta sähköpostijärjestelmää. Ei tarvita koulutusta tiimille. Agentti tekee taustalla sen työn, jota kenenkään ei pitäisi tehdä käsin.
Lue myös: Tekoäly sähköpostiautomaatio - näin se toimii käytännössä ja Miten AI-agentti säästää 20 tuntia viikossa.